こんばんは。ハヤトです。
在宅ワークになり1ヶ月以上が経ちます。
対面のコミュニケーションをとらない分、普段のオフィスワークよりもメールのやりとりが多くなっています。
普段だったら社内の人とは対面で少しコミュニケーションをとれば済むものも、メールを打つという作業が増えて煩わしく感じることもあります。
社内の人とも社外の人のように対面ではないコミュニケーションをとるので、対面以外のコミュニケーションのトレーニングにもなっているなと思います。
今回は、在宅ワークでの社内の人とのメールでのコミュニケーションをとる上で大事にしていること、今後も大事にしていきたいことを書いていきます。
対面で会話をしているかのようなレスポンスの速さを意識
在宅ワークになってから思うことですが、メールのレスポンスの速さはすごく大事だなと思いました。
メールをみたら、その旨を一旦返信することを心がけています。
よくあるのが、「〇〇の資料を作成していただけますか」という内容のメールを送ったときに、次に返ってくるメールが「〇〇の資料を作成したので送ります」という内容が3時間後に送られてくる。
このメールが返ってくるのが資料を作成するのに3時間が想定内の時間であれば何も問題はないのですが、メールを送っている側からすると、『資料作成依頼したメールみてるのかな・・・』という不安！
対面でのコミュニケーションであれば、相手が自分の発したメッセージを受け取っているかどうかは一目瞭然ですが、メールに関してはそれがわかりません。
「〇〇の資料を作成していただけますか」というメールを受け取ったときは、すぐに「かしこまりました。△△時まで（もしくは□□日まで）に資料を作成して送らせていただきます」といった内容のメールを返信するようにしています。
メールはたくさん届くものですが、届いたメールはすぐに（1分以内が理想）開封するようにしています。
普段対面で会話するのと同じぐらいのレスポンスの速さでメールのやりとりができると良いなと思います。
在宅ワークの時期に関わらず、メールのレスポンスが速いだけで仕事ができる人と思ってしまいますよね。
ニュアンスの確認をする
メールでのコミュニケーションでは対面でのコミュニケーションよりもニュアンスが伝わりにくかったりします。
「〇〇の件についての方針をなるべく早く教えてください」
「この資料をもうちょっとわかりやすくできませんか」
こういった表現は、対面でコミュニケーションをとっていると、なんとなくニュアンスが伝わってきたりしますが、メールのような文字だけのコミュニケーションだとニュアンスがよくわかりません。
なるべく早くと言われても、今優先順位の高い作業を終えてからで良いのか、早急に対応するべきものなのかが伝わりにくいですよね。
「〇〇の件についての方針を△△時までに教えてください」
「〇〇の件についての方針を現在の業務は無視して最優先で考えて回答をください」
と、優先順位が明確に判断できる文章なら伝わりやすいです。
もうちょっとわかりやすくというのも、どのあたりをわかりにくく感じているのかがわかりにくいです。
「この資料だと商品の良さがイメージしにくいので、箇条書きで商品の良さを書いていただけませんか？」
「この資料だと文字ばかりで伝わりにくいので、画像も入れていただけませんか？」
と、何がわかりにくいのかがわかる文章なら伝わりやすいです。
このように、メールを送る側も意識するところはありますが、メールを受け取っている側も、認識があっているかを確認することは大切だと思います。
例えば、「〇〇の件についての方針をなるべく早く教えてください」というメールを受け取ったのであれば、「〇〇の件についての方針を△△時までに回答させていただこうと思いますがよろしいでしょうか」といった具合いに返信をしてニュアンスの確認をすることが大事だと思います。
電話も利用しよう
色々と書いてきましたが、これはどういったことを伝えたいのだろうというメールがあれば、電話をしてどういったニュアンスなのかをコミュニケーションとるのが確実だと思います。
もっと言えばビデオ通話のほうが伝わりやすそうですね。
メールをもらって、念のためニュアンスを確認しておこうと「先ほどのメールはこういうことですよね」と電話したときに、「いや、そうではなくて〇〇ということなんだ」と回答をいただくこともよくあります。
電話やビデオ通話が、対面でのコミュニケーションに近いコミュニケーションをとれると思います。
メラビアンの法則というものを聞いたことがあります。
それによると文字以外（表情や声のトーン）が伝える情報は93%だそうなので、メールでは7%しか伝わっていないということですね。
文字だけの情報では伝わりにくいことを在宅ワークをしていてますます実感できました。
まとめ
コミュニケーションは仕事をする上でとても大切なことなので、お互いのニュアンスの確認という作業は大切だと思います。
在宅ワークでもそうでなくても、相手が思っているニュアンスと自分が思っているニュアンスが同じであるかを確認する作業はとても大切だと思います。
今後も在宅ワークが増えていく世の中になる可能性があると思うと、改めてメールでのコミュニケーションの取り方を大事にしていきたいですね。
